Alloggiati Web: come funziona, entro quando, cosa si rischia

Entro quando: le 24 ore e le 6 ore

La regola generale è che i dati devono arrivare alla Questura entro ventiquattro ore dall'arrivo dell'ospite. Se però il soggiorno non supera le ventiquattro ore, cioè l'ospite arriva e riparte il giorno dopo, il termine scende a sei ore dall'arrivo.

Attenzione, perché qui girano ancora informazioni sbagliate. Il decreto del 2013, che molti articoli citano ancora oggi, diceva una cosa diversa: per i soggiorni sotto le 24 ore la comunicazione andava fatta «all'arrivo stesso». Quel testo è superato. Il termine delle sei ore è stato introdotto nella legge nel 2019 e recepito nel decreto attuativo nel 2021. Se leggi «all'arrivo stesso», stai leggendo una pagina vecchia.

C'è poi un vincolo pratico del portale che conviene conoscere: il sistema accetta soltanto la data di oggi o quella di ieri. Non si recupera un arrivo di tre giorni fa.

Chi è obbligato

La legge elenca gli esercizi alberghieri e tutte le altre strutture ricettive, comprese quelle che danno alloggio in tende e roulotte, i proprietari e i gestori di case e appartamenti per vacanze, gli affittacamere e le strutture di accoglienza non convenzionali. Sono esclusi solo i rifugi alpini inseriti negli appositi elenchi regionali.

Gli affitti brevi sono dentro: una norma del 2018 ha chiarito che l'obbligo vale anche per chi affitta un immobile, o una parte di esso, con contratti di durata inferiore a trenta giorni. Non c'è nessuna differenza fra un albergo e un appartamento affittato per un weekend.

Quali dati servono, e per chi

Per ogni persona che dorme in struttura va trasmessa una scheda. I dati richiesti sono questi:

• Tipo di alloggiato: ospite singolo, capo famiglia, capo gruppo, familiare o membro del gruppo.
• Data di arrivo e giorni di permanenza dichiarati all'arrivo, al massimo trenta.
• Cognome, nome e sesso.
• Data di nascita e luogo di nascita: comune, provincia e stato.
• Cittadinanza.
• Tipo, numero e luogo di rilascio del documento d'identità.

Le ricevute: cinque anni, ma il portale le tiene trenta giorni

Ogni invio produce una ricevuta: un PDF firmato digitalmente, con il codice a barre quadrato della Polizia di Stato, che indica quante schede sono state trasmesse quel giorno. Va conservata per cinque anni.

E qui c'è la trappola che frega più spesso le strutture: nel portale si possono scaricare solo le ricevute degli ultimi trenta giorni. Dopo spariscono. Se non le scarichi e non le archivi entro quel mese, non le recuperi più, e resti senza la prova di aver comunicato.

I dati inseriti restano consultabili nel portale per quindici giorni. Dopo, sono accessibili solo agli ufficiali di polizia con il profilo adatto.

Come si ottengono le credenziali

Le credenziali le rilascia la Questura della provincia dove si trova la struttura, su domanda del gestore. Dal 2021 l'accesso non usa più il certificato digitale: si entra con nome utente, password e un codice usa e getta, preso da una scheda di sedici gruppi di quattro numeri che il sistema chiede a caso. Dopo tre tentativi sbagliati bisogna rifare l'accesso da capo.

La procedura per presentare la domanda cambia da provincia a provincia, e non esiste un elenco di documenti valido per tutta Italia. A Firenze, per esempio, la domanda si consegna in duplice copia all'ufficio competente della Città Metropolitana, che la inoltra alla Questura, con copia della licenza o della SCIA e del documento del titolare, più una delega se ritira qualcun altro; le credenziali arrivano dopo circa due settimane. In un'altra provincia il canale può essere diverso.

Il consiglio pratico è partire dalla pagina della tua Questura sul sito della Polizia di Stato, nella sezione dei documenti o della carta dei servizi, e usare la modulistica che trovi lì.

Se perdi le credenziali

Nel portale c'è una funzione di recupero, nel menù dedicato al supporto. Funziona però solo se possiedi almeno due dei quattro elementi: i codici di accesso, la scheda codici, il PUK e la password.

In pratica: con password e PUK recuperi i codici di accesso o la scheda codici; con scheda codici e PUK recuperi la password; con password e scheda codici recuperi il PUK.

Se invece hai perso tutto, o ti è rimasto un solo elemento, il manuale ufficiale non prevede una procedura: bisogna rivolgersi alla Questura. Lo diciamo perché è la situazione in cui ci si trova davvero quando cambia il gestore di una struttura e nessuno ha passato le consegne.

Cosa si rischia

Non comunicare i dati degli ospiti non è una multa amministrativa: è un reato, una contravvenzione. Su questo la Corte di Cassazione è tornata più volte, confermando che la rilevanza penale non è venuta meno nonostante le semplificazioni degli anni passati. È il punto che conta davvero, perché cambia la natura di quello che si rischia.

Sulla misura della pena siamo più cauti. L'articolo 109 non prevede una sanzione propria, quindi si applica la norma generale del Testo unico, e le fonti giuridiche di settore la indicano nell'arresto fino a tre mesi o in un'ammenda fino a 206 euro. Non siamo però riusciti a leggere quel testo su una fonte ufficiale: prendila come indicazione, e se la cifra ti serve per una decisione, falla verificare al tuo consulente.

Un punto che la Cassazione ha chiarito e che vale la pena conoscere: il semplice ritardo nell'invio non è più reato. È l'omissione a esserlo. Quanto al trattamento preciso del ritardo, non abbiamo trovato una fonte che indichi un importo o un regime specifico, quindi non lo scriviamo.

L'ISTAT è un altro obbligo, e non lo sostituisce

È la confusione più diffusa. Alloggiati Web e la rilevazione ISTAT sul movimento dei clienti sono due adempimenti diversi, che non si sostituiscono a vicenda: uno serve alla sicurezza pubblica, l'altro alle statistiche sul turismo.

Ad Alloggiati Web vanno i nomi e i documenti di ogni ospite, alla Questura, entro 24 ore. All'ISTAT vanno numeri aggregati — arrivi, presenze, provenienza, camere occupate — e non si mandano all'ISTAT ma alla tua Regione, ogni mese, attraverso un portale regionale. In molte regioni si chiama ROSS1000, ma l'indirizzo cambia da regione a regione.

Sul termine mensile c'è un equivoco che si ripete ovunque: il giorno 20 che si legge spesso è la scadenza entro cui la Regione manda i dati all'ISTAT, non la tua. La lettera informativa dell'ISTAT indica per le strutture il giorno 10 del mese successivo, ma la data che vale per te è quella fissata dalla tua Regione, che in Lombardia per esempio è il giorno 5.

Sulle sanzioni c'è una distinzione che quasi nessuno fa: l'ISTAT scrive nero su bianco che in caso di mancata risposta non è prevista una sanzione a livello nazionale. Il rischio economico vero è regionale, perché diverse regioni hanno introdotto sanzioni proprie per il movimento clienti non comunicato, con importi molto diversi fra loro. In Veneto, inoltre, la comunicazione regolare è uno dei requisiti per la classificazione della struttura. Prima di dare per scontato che non succeda niente, guarda la legge della tua regione.

Dal 2026: le copie dei documenti non si conservano

Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che la copia del documento dell'ospite non va conservata. Serve il tempo necessario a inserire i dati nel portale, poi va cancellata o distrutta. Quello che si conserva è la ricevuta del portale, per cinque anni.

Il Garante ha criticato espressamente due abitudini molto diffuse: fotografare i documenti degli ospiti e farseli mandare via WhatsApp. Il motivo è il rischio di furto d'identità. Se usi un programma per raccogliere i dati, serve un contratto scritto con chi lo fornisce, come richiede la normativa privacy.

Domande frequenti

Da dove arrivano queste informazioni

Ogni dato di questa pagina viene da una di queste fonti. Se una regola cambia e noi non siamo ancora arrivati ad aggiornare, la fonte ufficiale vale più di questa pagina.

• Articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza — il testo della norma, con il termine delle 24 e delle 6 ore
• Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato — manuali ufficiali, modulistica e accesso al servizio
• Decreto del Ministero dell'Interno del 16 settembre 2021 — ha sostituito il certificato digitale e recepito il termine delle sei ore
• ISTAT, rilevazione sul movimento dei clienti negli esercizi ricettivi — la rilevazione mensile a cui si risponde tramite la propria Regione
• Garante privacy, comunicato del 29 aprile 2026 sui documenti degli ospiti — perché la copia del documento non va conservata
• Banca Dati Strutture Ricettive del Ministero del Turismo — dove si richiede il Codice Identificativo Nazionale

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